Wir bekommen immer wieder Anfragen, ob vcEuroFaktura testiert nach GoBs, GDPdU oder GoBD ist. Vielfach werden diese Anfragen durch Werbetexte der Konkurrenz ausgelöst „Testiert nach GoBs (oder GDPdU oder GoBD)“. Entscheidend ist letztendlich, ob ein solches Testat Ihnen als Kunde Sicherheit gibt, dass Sie keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen.
Für die Finanzämter und Betriebsprüfer ist ein Zertifikat/Testat laut GDPdU Punkt 17 und GoBD Punkt 12 nicht relevant. Von der Finanzverwaltung werden also weder Testate/Zertifikate erstellt noch Zertifikate von „Dritten“ (in der Regel Wirtschaftsprüfern) anerkannt. Somit erhalten Sie keine zusätzliche Sicherheit, wenn die Software ein solches Zertifikat besitzt.
Die Ordnungsmäßigkeit eines eingesetzten Programms hängt vielmehr von mehreren Kriterien ab. Vor allem kann kein Testat die Richtigkeit und Vollständigkeit der eingegebenen Daten bescheinigen. Wenn Sie z.B. Einnahmen nicht als Rechnung oder Barverkauf in vcEuroFaktura eingeben, sind die Daten nicht vollständig und somit die gesamte Buchhaltung nicht ordnungsgemäß. Ein Programm kann diese falsche Anwendung nicht abfangen, weil es schlicht keine Kenntnisse über diese Daten hat.
Natürlich werden die gesetzlichen Anforderungen von unserem Programm erfüllt, so lange die Daten regelmäßig zur Dokumentation exportiert und elektronisch archiviert werden, vor allem die Tagesberichte (Z-Berichte), Monatsabschluss, Kassenbelege, Kassenbuchungen, etc.
vcEuroFaktura speichert alle Daten verschlüsselt ab, so dass eine externe Manipulation nicht vorgenommen werden kann. Getätigte Buchungen können nicht gelöscht, sondern nur über Storno-Buchungen korrigiert werden. Außerdem können regelmäßig Backups erstellt werden, die man auch archivieren sollte.
So bleibt am Ende nur noch die vermeintliche Sicherheit in Haftungsfragen, die durch Testate scheinbar vermittelt werden soll. Auch hierzu bezieht das BMF in den Ausführungen zur GoBD unter Punkt 2 „Verantwortlichkeit“ eindeutig Stellung und macht den Steuerpflichtigen zum Verantwortlichen. Um dieser Verantwortung gerecht zu werden, muss laut GoBD Punkt 10.1 eine sogenannte Verfahrensdokumentation erstellt werden.
Eine Muster-Vorlage für eine Verfahrensdokumentation hat die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) erarbeitet. Diese können Sie hier herunterladen und mit Ihrem Steuerberater vervollständigen. Für den Bereich vcEuroFaktura können Sie die mitgelieferte Anleitung als Anwendungsdokumentation der Verfahrensanweisung beifügen.