Sehr oft hört man diverse Ansichten über revisionssichere Archivierung und was notwendig ist, um sich der überflüssigen Papierbelege zu entledigen. Agorum hat in seinem Blog einmal klar und deutlich gemacht, was erforderlich ist, um das Papier wirklich dem Recycling wieder zuzuführen.
Kurz zusammengefasst:
Das digitale Dokument muss
- im Original (PDF, Email, Word…)
- unverlierbar
- unveränderbar
- jederzeit sofort und lückenlos verfügbar
- maschinell auswertbar (reproduzierbar)
gespeichert werden.
Allerdings muss zwingend eine Verfahrensdokumentation erstellt werden, die alle Aspekte des Gesamtsystems und der Arbeitsweise mit dem System dokumentiert:
- Erfassen, Empfangen und Digitalisieren
- Indizieren, Verarbeiten, Wiederfinden und Ausgeben
- Aufbewahrung und Vernichtung
Eine Verfahrensdokumentation muss dann auch von dem Wirtschaftsprüfer abgenommen worden sein. Für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation bieten wir Ihnen eine Vorlage, die bereits alle diese Aspekte berücksichtigt. Letztlich liegt die Verantwortung für die Sicherheit der IT-gestützten Prozesse und deren Dokumentation allein bei den Organen des einsetzenden Unternehmens.
Nachdem alle diese Punkte erfüllt sind, gibt es dennoch weitere Einschränkungen, so kann ggf. durch andere Gesetze eine Rechtsvorschrift (u.A. notarielle Verträge etc.) existieren, die die Existenz des Originals erfordert. Zudem sollte die technische Richtlinie TR-03130 vom BSI umgesetzt werden, wobei darauf zu achten ist, dass das digitale Dokument bildlich mit dem Original übereinstimmt.